Politică de confidențialitate

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul platformei mercana.ro („Platforma”) este SC AXP GLOBAL RETAIL SRL, cu sediul în Sat Simand, Str. Principala nr. 1290, CUI RO48715417, Reg. Com. J2023001304021, e-mail facturi@mercana.ro, telefon 0773319554 („Mercana”, „noi”).

Mercana este vânzătorul către clientul final. Partenerii noștri comerciali ne furnizează bunuri în cadrul unei relații B2B; livrarea și relația contractuală de vânzare-cumpărare față de dumneavoastră sunt asigurate de Mercana.

Această Politică explică ce date colectăm, în ce scopuri, pe ce temei juridic, cât timp le păstrăm, cui le putem divulga și ce drepturi aveți conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și Legii nr. 190/2018.

Politica se aplică vizitatorilor site-ului, clienților care plasează comenzi (online sau telefonic prin asistentul vocal), persoanelor care solicită retur pe /retur-produse, abonaților la comunicări de marketing și oricărei persoane care interacționează cu serviciile noastre online.

Se citește împreună cu Termenii și condițiile (/termeni-si-conditii) și cu Politica de retur (/politica-de-retur).

În funcție de interacțiunea dumneavoastră cu Platforma, putem prelucra:

• Date de identificare și contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de livrare, județ, localitate, cod poștal; pentru persoane juridice — denumire, CUI și date de facturare.
• Date de cont: date de autentificare (e-mail, hash parolă), preferințe, listă de Favorite (produsele marcate).
• Date de comandă și livrare: produse, cantități, prețuri, metodă de livrare (curier Sameday / EasyBox), punct locker, status AWB, istoric comenzi, servicii suplimentare selectate la checkout.
• Date de plată: metodă de plată (ramburs / card), statusul plății; datele cardului sunt prelucrate de procesatorul de plăți (ex. Stripe) și nu sunt stocate integral pe serverele Mercana.
• Date de retur: număr comandă, produse și cantități returnate, opțiunea de rambursare (cupon / bani), IBAN (dacă alegeți returnarea banilor la plată ramburs), cod OTP de verificare pe e-mail, AWB de retur / cod depunere EasyBox, statusul cererii.
• Date de marketing: e-mail și, opțional, nume, doar dacă ați consimțit în mod expres la comunicări comerciale (checkout, footer, newsletter).
• Date tehnice: adresă IP, tip de browser, dispozitiv, jurnale de acces, cookie-uri și identificatori similari necesari funcționării și securității Platformei (inclusiv rate-limiting pe formularele de retur).
• Date de statistici (doar cu consimțământ): identificatori anonimi de sesiune/vizitator, pagini vizitate, durată pe pagină, evenimente de funnel (coș, checkout, comandă) și parametri UTM, pentru analize agregate în panoul Statistics.
• Date de tracking live (doar cu consimțământ): identificator anonim de sesiune, pagina curentă, conținutul coșului și produsul vizualizat, pentru asistență telefonică în timp real (panoul Admin → Clienți activi). Datele se păstrează maximum 24 de ore pe server.
• Date din apeluri telefonice către asistentul vocal Mercana (Call Center AI), dacă apelați numărul dedicat: numărul de telefon apelant, vocea (înregistrare audio, dacă înregistrarea este activă), transcriptul conversației, datele pe care le comunicați pentru comandă (nume, e-mail, adresă, produse) și metadatele apelului (durată, status, transfer).
• Conținutul mesajelor pe care ni le transmiteți prin formularul de contact sau e-mail.

Prelucrăm datele doar atunci când există un temei legal adecvat:

• Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR): crearea și gestionarea comenzii (inclusiv comenzile preluate telefonic prin asistentul vocal), facturare, livrare prin curier/Sameday, generare AWB, servicii suplimentare selectate, suport post-vânzare, procesarea retururilor pe /retur-produse (inclusiv OTP și rambursare).
• Obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c GDPR): evidențe financiar-contabile, facturare, răspunsuri la autorități, garanții legale ale produselor, drepturi ale consumatorilor (OUG 34/2014).
• Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f GDPR): prevenirea fraudelor și abuzurilor de retur, securitatea Platformei, îmbunătățirea serviciilor, analiză agregată, dovezi privind conținutul comenzilor telefonice / calitatea asistenței, apărarea drepturilor în justiție — cu echilibrarea intereselor dumneavoastră.
• Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a GDPR): newsletter și e-mail marketing; cookie-uri / stocări non-esențiale (preferințe, statistici first-party pentru panoul Statistics, tracking live pentru asistență telefonică, marketing). Consimțământul poate fi retras oricând din bannerul de cookie-uri, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Când sunați la numărul Mercana deservit de asistentul vocal, sunteți informat la începutul apelului că vorbiți cu un robot și că, dacă înregistrarea este activă, convorbirea este înregistrată pentru preluarea și confirmarea comenzii.

Temeiul principal pentru prelucrarea datelor din apel este executarea (sau pașii precontractuali ai) contractului de vânzare — art. 6 alin. (1) lit. b GDPR. Înregistrarea audio și transcriptul pot fi păstrate și pe interes legitim (dovadă a comenzii, calitate, litigii), documentat intern.

Procesatori implicați pot include furnizorul de telefonie (ex. Twilio) și furnizorul modelului vocal (ex. OpenAI). Transferurile în afara SEE, dacă au loc, se bazează pe garanții adecvate (clauze contractuale standard sau mecanisme echivalente).

Durata de păstrare a înregistrărilor audio este configurabilă în admin (implicit 90 de zile); după expirare, URL-ul înregistrării este eliminat din sistemele noastre. Metadatele apelului și legătura cu comanda pot fi păstrate pe termenele contabile / de revendicare aplicabile.

Puteți solicita acces la înregistrarea care vă privește (art. 15 GDPR) la datele de contact de mai jos. Dacă nu doriți înregistrarea, puteți încheia apelul și plasa comanda pe mercana.ro.

Cererea de retur se face exclusiv pe /retur-produse. Pentru a preveni accesul neautorizat la datele comenzii, trimitem un cod OTP pe e-mailul asociat comenzii. Codul este temporar și folosit doar pentru verificare.

Dacă alegeți returnarea banilor (în special după plată ramburs), colectăm IBAN-ul pentru transfer. IBAN-ul este folosit strict pentru rambursare și pentru evidențele aferente.

Transmitem către curier (Sameday) datele necesare generării AWB-ului de retur sau a codului de depunere EasyBox (adresă / locker, date de contact limitate la necesitate).

Regulile comerciale ale returului (sume rambursate, taxa de 20 lei/colet, lipsa rambursării transportului inițial) sunt descrise în Politica de retur (/politica-de-retur) și în Termeni.

Mercana operează un marketplace în care partenerii autorizați ne vând marfa. Atunci când plasați o comandă pe Platformă, contractul de vânzare se încheie între dumneavoastră și Mercana. Noi generăm AWB-ul de livrare și suntem interlocutorul dumneavoastră pentru plată, livrare, retur și reclamații privind comanda.

Pentru îndeplinirea comenzii, putem transmite partenerului relevant (furnizor) informații limitate necesare pregătirii coletului (ex. tip produs, cantitate, uneori județ/localitate), fără a partaja în mod inutil date de contact complete, acolo unde nu sunt necesare.

Datele de livrare și de retur sunt transmise către operatorul logistic (Sameday) pentru emiterea AWB.

Datele de plată cu cardul sunt procesate de Stripe; Mercana primește confirmarea plății, nu numărul complet al cardului.

Putem dezvălui date, strict pe bază de necesitate, către:

• Prestatori de livrare și locker (Sameday) — livrare și retur.
• Procesatori de plăți (ex. Stripe) pentru plățile cu cardul și rambursările pe card.
• Furnizori de hosting, baze de date, e-mail tranzacțional și marketing (ex. Resend), pe bază de contract de împuternicit.
• Contabili, auditori, consultanți juridici, în limitele mandatului.
• Autorități publice, atunci când legea ne obligă.
• Partenerii-furnizori, doar în măsura necesară onorării stocului / pregătirii livrării sau gestionării returului logistic.

Ca regulă, datele sunt stocate și prelucrate în Uniunea Europeană / Spațiul Economic European. Dacă un furnizor procesează date în afara SEE (ex. anumite servicii Stripe), ne asigurăm că există garanții adecvate (clauze contractuale standard ale Comisiei Europene, decizii de adecvare sau alte mecanisme GDPR).

Păstrăm datele doar atât cât este necesar scopurilor pentru care au fost colectate:

• Date de comandă, facturare și retur: pe durata prevăzută de legislația fiscal-contabilă (de regulă minimum 10 ani pentru documente justificative).
• Coduri OTP de retur: câteva minute (până la expirare), apoi ștergere / invalidare.
• IBAN folosit la rambursare: pe durata necesară efectuării plății și a evidențelor aferente.
• Conturi, Favorite și preferințe: pe durata utilizării serviciului și o perioadă rezonabilă după inactivitate, dacă nu există o altă obligație de păstrare.
• Marketing: până la retragerea consimțământului sau dezabonare; după dezabonare, putem păstra e-mailul pe o listă de excludere.
• Statistici first-party (evenimente agregate de navigare/funnel): pe perioade limitate, utile pentru analize operaționale (de regulă până la 24 de luni), apoi ștergere sau anonimizare; pe dispozitiv, identificatorii se șterg imediat la refuzul categoriei „Statistici”.
• Jurnale tehnice de securitate: perioade limitate, proporționale cu riscul (de regulă până la 12 luni, dacă legea nu prevede altfel).

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: acces pe roluri, conexiuni criptate (HTTPS), separarea mediilor, backup, monitorizare, limitarea încercărilor pe formularele de retur (rate limiting) și contracte cu împuterniciți. Nicio transmisie pe internet nu este însă 100% sigură; vă încurajăm să folosiți parole puternice și să nu partajați datele de autentificare sau codurile OTP.

În condițiile GDPR, aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere („dreptul de a fi uitat”), restricționare, portabilitate, opoziție (inclusiv la marketing direct), precum și dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice semnificative, acolo unde este cazul.

Pentru exercitarea drepturilor, contactați-ne la support@mercana.ro sau la datele din secțiunea Operator. Vom răspunde în termenul legal (de regulă 30 de zile).

Pentru ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”, art. 17 GDPR) puteți folosi direct formularul de pe /sterge-datele, unde confirmați cererea printr-un cod trimis pe e-mail.

Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — www.dataprotection.ro.

Vă putem trimite oferte, noutăți și comunicări comerciale pe e-mail doar dacă ați bifat în mod activ opțiunea de marketing (la checkout, newsletter sau footer) sau ați consimțit printr-un alt canal clar.

Fiecare mesaj de marketing va conține o modalitate simplă de dezabonare. Retragerea consimțământului nu afectează e-mailurile tranzacționale necesare (confirmare comandă, AWB, factură, OTP retur, confirmare retur).

Folosim cookie-uri esențiale pentru funcționarea coșului, sesiunii, autentificării și securității. Cookie-urile de preferințe, statistici, tracking live sau marketing sunt folosite doar pe baza consimțământului tău, pe care îl poți acorda, refuza sau modifica oricând din bannerul de cookie-uri (pictograma cookie din colțul paginii).

Dacă accepți categoria „Statistici”, folosim identificatori anonimi first-party (localStorage: mercana_analytics_sid / mercana_analytics_vid) pentru a măsura agregat paginile vizitate, timpul pe site, conversion rate, abandonul de coș/checkout și sursele UTM. Aceste date alimentează panoul Admin → Statistics și nu sunt folosite pentru reclame terțe. Fără acest consimțământ, tracking-ul de statistici nu rulează.

Dacă accepți categoria „Tracking live”, folosim un identificator anonim first-party (localStorage: mercana_presence_sid) pentru a transmite echipei Mercana, în timp real, pagina pe care te afli, conținutul coșului și produsul vizualizat — exclusiv pentru asistență telefonică (panoul Admin → Clienți activi). Datele se păstrează maximum 24 de ore pe server și nu sunt folosite pentru reclame terțe. Fără acest consimțământ, tracking-ul live nu rulează.

Poți consulta lista cookie-urilor și a stocărilor similare pe Platformă în bannerul de preferințe sau în panoul de administrare Cookies. Blocarea cookie-urilor esențiale din browser poate afecta funcționalitatea magazinului (coș, checkout, retur, autentificare).

Serviciile noastre se adresează persoanelor cu capacitate deplină de exercițiu. Nu colectăm în mod intenționat date de la minori sub 16 ani. Dacă aflăm că am colectat astfel de date fără consimțământul parental adecvat, le vom șterge în măsura posibilă.

Pentru regulile comerciale ale Platformei consultați:

• Termeni și condiții — /termeni-si-conditii (inclusiv serviciile suplimentare din checkout);
• Politica de retur — /politica-de-retur;
• Formular retur — /retur-produse;
• Ștergerea datelor (art. 17 GDPR) — /sterge-datele.

Putem actualiza această Politică pentru a reflecta schimbări legislative sau operaționale. Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină, cu data actualizării afișată în antet. Pentru modificări esențiale care vă afectează drepturile, vom depune eforturi rezonabile de informare (ex. notă pe site sau e-mail, dacă este cazul).

Pentru orice solicitare legată de date personale: support@mercana.ro / facturi@mercana.ro, telefon 0773319554, adresă Sat Simand, Str. Principala nr. 1290.

Vă rugăm să includeți suficiente detalii pentru a vă identifica în siguranță și a procesa cererea.